domingo, 25 de diciembre de 2011

2. Codificación de un Catálogo de Cuentas

2.1. Concepto
Codificar un catálogo de cuentas consiste en remplazar el nombre de cada cuenta por símbolos, ya sean estos, letras, números o ambos combinados.
2.2. Objetivo
El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento y su identificación y localización dentro del catálogo de cuentas.
2.3. Características que debe reunir la Codificación
2.3.1Sencillez
Que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.
2.3.2 Precisión
Cada símbolo debe representar un único significado, evitando ambigüedades por semejanza con otros símbolos.
2.3.3 Flexibilidad
De manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a medida que las circunstancias lo exijan.
2.3.4 Racionalidad
Que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integración de los rubros.
2.4. Tipos de Sistema de Codificación
Para la elaboración de un catálogo puede ser de forma:
2.4.1 Sistema Decimal
Se basa en la clasificación de grupos y subgrupos tomando como base la numeración del o al 9. Ejemplo:
1. Activo
11. Activo Circulante
1101. Caja
1102. Bancos
1102-01. Bancomer
1102-02. Banamex
1102-03. Scotia Bank
1103. Clientes 
12. Activo Fijo
1201. Terrenos
1202. Edificios
1203. Mobiliario y Equipo
2.4.2 Sistema Numérico
Se basa en la clasificación de grupos y subgrupos asignando un número corrido a cada una de las cuentas. Ejemplo:
1      Activo
11    Activo Circulante
111  Caja
1111 Caja General
1112 Caja Chica
2.4.3 Sistema Nemotécnico
Se basa en el empleo de letras que representan una característica especial o particular de la cuenta, facilitando con esto su recorrido. Ejemplo:
C. Capital Contable
CS. Capital Social
CR. Reservas de Capital
CRL. Reserva Legal
CRP. Reserva de Previsión
CRR. Reserva de Reinversión
CRC. Reserva para Contingencias
CU. Utilidades del Ejercicio
2.4.4 Sistema Alfabético
Se basa en la aplicación del alfabeto para clasificar las cuentas. Ejemplo:
B. Pasivo
BA. Pasivo Circulante
BAA. Proveedores
BAB. Documentos por Pagar
BAC. Acreedores Diversos
BACa. “La Negrita”, S.A
BACb. Sr. Jorge Negrete
BACc. Sr. Pedro Infante
BAD. Impuestos por Pagar
2.4.5 Sistema Combinado
Es en el que se ocupan dos o más sistemas de los citados. Ejemplo:
22    Edificios
22D  Depreciación Acumulada de Edificios
23     Maquinas y Equipos
23D   Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos
24     Equipos de Transporte
24D   Depreciación Acumulada de Equipos de Transporte
25      Muebles y Equipos de Oficina
25D Depreciación Acumulada de Muebles y Equipo de Oficina
2.4.6 Sistema Alfanumérico
Combina letras y números para la identificación de cada cuenta y subcuenta. Ejemplo:
A. Activo
AF. Activo Fijo
AF1. Terrenos
AF2. Edificios
AF3. Mobiliario y Equipo
AF3a. Escritorios
AF3b. Archiveros
AF3c. Sillas
AF3d. Máquinas de Escribir y Computadoras
AF4. Equipo de Reparto
Normalmente los más utilizados son los numéricos combinados con el decimal.
2.5. Finalidades de la Codificación
1- Facilitar el archivo de las fichas u hojas que representen las cuentas.
2-Facilitar la intercalación de las cuentas que se vayan abriendo.
3-Permitir mediante la lectura del código, que se pueda reconocer el carácter de la cuenta.
4-Facilitar el procesamiento de los datos contenidos en los comprobantes.
5-Cuando se aplican sistemas de procesamiento electrónico de datos, la codificación es imprescindible, puesto que el equipo computador procesa los datos previo agrupamiento de los mismos de acuerdo con sus códigos.


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