1.1 Concepto
El catálogo de cuentas, es una lista ordenada de cuentas, o sea, un listado de las mismas, que en un momento determinado son las requeridas para el control de las operaciones de una entidad quedando sujeta, por ende, a una permanente actualización.
1.2. Objetivos
1-Facilitar la actividad del contador general, de costo, auditor.
2-Facilitar la preparación de estados financieros.
3-Servir de instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa.
4-Promover la eficiencia de las operaciones.
5-Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.
6-Facilitar la imputación contable de los registros.
7-Suministrar informaciones útiles para la toma de decisiones económicas.
8-Lograr el mejoramiento de los procesos contables.
1.3. Características que debe Reunir un Catálogo de Cuentas
1.3.1 Flexibilidad
La flexibilidad significa que un catálogo de cuentas debe estar diseñado de tal forma que permita posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios. Ejemplo:
Correcto
4 Ingresos Operacionales
4-01 Zona Oriente
4-01-01 Producto A
4-01-02 Producto B
4-02 Zona Central
4-02-01 Producto A
4-02-02 Producto B
Incorrecto
4 Ingresos Operacionales
4-01 Producto A
4-02 Producto B
Supongamos que una compañía tiene diseñado el catálogo de cuentas bajo el esquema de la columna denominada incorrecto; tendremos que si en algún momento después de la creación del catálogo de cuentas, se desea clasificar las ventas con base en criterio en zona/tipo de producto, no se podría realizar, ya que la estructura del catálogo no lo permitirá.
1.3.2 Adecuada Clasificación
Una adecuada clasificación indica que un catálogo de cuentas debe estar clasificado de acuerdo con las normas que establece la teoría contable. Por ejemplo:
El activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible ya que no está de acuerdo con las normas contables. Por ejemplo:
Correcto
1 Activo
1-01 Activo Circulante
1-01-01 Disponible
1-01-01-01 caja
Incorrecto
1 Activo
1-01 Realizable
1-01-01 Caja
La cuenta de caja no corresponde a una partida que debe clasificarse como realizable, sino como disponible.
1.3.3 Jerarquizado
La jerarquización de un catálogo de cuentas significa que éste debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido. Ejemplo:
Correcto
1 Activos
1-01 Activos Circulante
1-01-01 Disponibles
1-01-01-01 Fondos Fijos
1-01-01-01-01 Fondos Fijos Tiendas
1-01-01-02 Bancos
1-01-01-02-01 Bancos Nacionales
1-01-01-02-02 Banco Extranjeros
Incorrecto
1 Activos
1-01 Disponibles
1-01-01 Fondos Fijos
1-01-02 Bancos Nac y Ext
Para el caso citado como incorrecto, no están discriminadas las cuentas de bancos nacionales y extranjeros, por lo cual en caso de requerir un detalle parcial de los mismos, se tendría que recurrir al listado total de bancos y analizar su composición.
1.3.4 Ordenado
Es decir que debe contemplar un orden con criterio racional planificado.
1.3.5 Completo
Que contengan todas las cuentas necesarias para reflejar todos los posibles hechos económicos a producirse.
1.3.6 Claridad en las Descripciones
Uno de los aspectos más importantes para el diseño del catálogo de cuentas, es la claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas contables, con el objetivo de asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza. Generalmente los sistemas de contabilidad mecanizados proveen el suficiente espacio o posiciones para las descripciones o denominaciones de las cuentas. Ejemplo:
Correcto
1-01-01-01 Bancos Nacionales
1-01-01-02 Bancos Extranjeros
1-01-02-03 Cuentas por Cobrar Comerciales
Incorrecto
1-01-01-01 Bancos
1-01-02-03 Cuentas por Cobrar
En el caso señalado como incorrecto, no se especifica si las cuentas corresponden a bancos nacionales o extranjeros y en las cuentas por cobrar comerciales, la descripción de la cuenta es excesivamente breve, aún cuando se puede inferir la naturaleza de la cuenta, el nombre no es lo suficientemente explícito.
1.3.7 Claridad en la Terminología Utilizada
Para evitar la realización de imputaciones erróneas.
1.3.8 Homogeneidad en los Agrupamientos Practicados
Condición necesaria para facilitar la preparación de los informes contables.
1.4. Organización del Catálogo de Cuentas
Al proyectarse un catálogo de cuentas, deben tomarse en consideración todos los aspectos posibles de información que llegaran a necesitarse y planear el rubro de las cuentas de modo que todos esos aspectos se obtengan sin dificultad, directamente de los mismos títulos o cuando menos, con un mínimo de análisis.
El esquema de clasificación debe ser proyectado de tal manera que cualquier nueva cuenta que no se haya incluido en el catálogo original pueda ser incorporado al mismo, y en cambio, pueda ser retirado cualquier cuenta obsoleta que ya no se necesite, todo ello sin alterar el orden general.
1.5. Factores a Considerar en su Elaboración
Existen varios aspectos, íntimamente relacionados con las características propias de cada ente en particular, que se deberán tener en cuenta para su confección:
1.5.1 Naturaleza Jurídica
Debemos preguntarnos de que tipo de ente se trata, si es una empresa unipersonal, o si es una sociedad, y en este caso, en que tipo social encuadra; por ejemplo, una sociedad de las llamadas de capital como la sociedad anónima (S.A), o la sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L), o también podría tratarse de una sociedad de personas, como la sociedad colectiva (S.C) o la sociedad en comandita simple (S.C.S).
1.5.2 Objeto Social a Desarrollar
Habrá que distinguir si es una empresa industrial, manufacturera, extractiva, explotación comercial o ganadera; si es mayorista o minorista, entre otras.
1.5.3 Dimensión y Ubicación Geográfica
Es decir si encuadra dentro de una pequeña, mediana, o gran empresa, si tiene una o más sucursales, si tiene una estructura simple o con división departamental, de esto dependerá la cantidad y variedad de cuentas utilizadas.
1.6. Pasos a Seguir en la Confección
Todo catálogo de cuenta debe estar confeccionado con los pasos básicos que a continuación presentamos:
1-El primer paso consiste en determinar el primer grado o nivel de análisis, que siguiendo la clasificación de cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a las letras. Ejemplo:
1 Activos
2 Pasivos
3 Capitales
2-El segundo paso consiste en determinar el segundo grado o nivel de análisis, asignando el segundo dígito a las llamadas cuentas compuestas, en función a un criterio legal. Ejemplo:
1 Activos
1.1 Activos Circulante
1.2 Activos no Circulante
2 Pasivos
2.1 Pasivos Circulante
2.2 Pasivo no Circulante
3-El tercer paso consiste en determinar el tercer grado o nivel de análisis, asignando el tercer dígito a las cuentas colectivas o sintéticas, que son aquellas representativas de los rubros. Ejemplo:
1 Activos
1.1 Activo Circulantes
1.1.1 Caja y Bancos
1.1.2 Inversiones Circulantes
1.1.3 Créditos
1.1.4 Bienes de Cambio
4-El cuarto paso consiste en determinar el cuarto grado o nivel de análisis, asignando el cuarto digito a las cuentas simples o analíticas de primer grado de análisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de análisis se formaliza la apertura analítica que se desee en función de los requerimientos de información de cada ente en particular. Ejemplo:
1 Activos
1.1 Activos Corrientes
1.1.1 Caja y Bancos
1.1.1.1 Caja
1.1.1.2 Banco en Moneda Nacional
1.1.1.3 Banco en Moneda Extranjera
5-Los pasos siguientes determinarán el quinto o más grado o nivel de análisis, asignando el quinto o más dígitos a las cuentas simples o analíticas de segundo o más grado de análisis. En nuestro modelo de catálogo de cuentas, existen cuentas analíticas de distintos grados de análisis que cumplen con la función de anotar o registrar los cambios que se sucedan en los elementos del patrimonio del ente. A los efectos de contemplar una mayor flexibilidad en la confección del catálogo de cuentas, se ha optado por anteponer un cero al último grado de análisis considerado. Ejemplo:
1 Activos
1.1 Activo Corrientes
1.1.1 Caja y Bancos
1.1.1.1 Caja
1.1.1.1.01 Caja en Moneda Nacional
1.1.1.2 Banco en Moneda Nacional
1.1.1.2.01 Banco… Cta/Cte.
1.1.1.2.02 Banco… Caja de Ahorros
1.1.1.3 Banco en Moneda Extranjera
1.1.1.3.01 Banco… Cta / Cte.M/Extranjera
1.7. Campo de Aplicación
Esta guía de funciones y usos será aplicada en:
A) La rutina diaria de la trascripción de operaciones.
B) Cuando se desconozca la utilidad ó uso de alguna de las cuentas.
C) Cuando se detecten fallas en el desarrollo de las actividades y/o clasificación de las cuentas.
D) Cuando ingrese un personal nuevo a la organización, para su inducción, específicamente en el área contable.
