2. Codificación de un Catálogo de Cuentas

2.1. Concepto

Codificar un catálogo de cuentas consiste en remplazar el nombre de cada cuenta por símbolos, ya sean estos, letras, números o ambos combinados.

2.2. Objetivo

El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento y su identificación y localización dentro del catálogo de cuentas.

2.3. Características que debe reunir la Codificación

2.3.1Sencillez

Que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.

2.3.2 Precisión

Cada símbolo debe representar un único significado, evitando ambigüedades por semejanza con otros símbolos.

2.3.3 Flexibilidad

De manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a medida que las circunstancias lo exijan.

2.3.4 Racionalidad

Que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integración de los rubros.

2.4. Tipos de Sistema de Codificación

Para la elaboración de un catálogo puede ser de forma:

2.4.1 Sistema Decimal

Se basa en la clasificación de grupos y subgrupos tomando como base la numeración del o al 9. Ejemplo:

1. Activo

11. Activo Circulante

1101. Caja

1102. Bancos

1102-01. Bancomer

1102-02. Banamex

1102-03. Scotia Bank

1103. Clientes 

12. Activo Fijo

1201. Terrenos

1202. Edificios

1203. Mobiliario y Equipo

2.4.2 Sistema Numérico

Se basa en la clasificación de grupos y subgrupos asignando un número corrido a cada una de las cuentas. Ejemplo:

1      Activo

11    Activo Circulante

111  Caja

1111 Caja General

1112 Caja Chica

2.4.3 Sistema Nemotécnico

Se basa en el empleo de letras que representan una característica especial o particular de la cuenta, facilitando con esto su recorrido. Ejemplo:

C. Capital Contable

CS. Capital Social

CR. Reservas de Capital

CRL. Reserva Legal

CRP. Reserva de Previsión

CRR. Reserva de Reinversión

CRC. Reserva para Contingencias

CU. Utilidades del Ejercicio

2.4.4 Sistema Alfabético

Se basa en la aplicación del alfabeto para clasificar las cuentas. Ejemplo:

B. Pasivo

BA. Pasivo Circulante

BAA. Proveedores

BAB. Documentos por Pagar

BAC. Acreedores Diversos

BACa. “La Negrita”, S.A

BACb. Sr. Jorge Negrete

BACc. Sr. Pedro Infante

BAD. Impuestos por Pagar

2.4.5 Sistema Combinado

Es en el que se ocupan dos o más sistemas de los citados. Ejemplo:

22    Edificios

22D  Depreciación Acumulada de Edificios

23     Maquinas y Equipos

23D   Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos

24     Equipos de Transporte

24D   Depreciación Acumulada de Equipos de Transporte

25      Muebles y Equipos de Oficina

25D Depreciación Acumulada de Muebles y Equipo de Oficina

2.4.6 Sistema Alfanumérico

Combina letras y números para la identificación de cada cuenta y subcuenta. Ejemplo:

A. Activo

AF. Activo Fijo

AF1. Terrenos

AF2. Edificios

AF3. Mobiliario y Equipo

AF3a. Escritorios

AF3b. Archiveros

AF3c. Sillas

AF3d. Máquinas de Escribir y Computadoras

AF4. Equipo de Reparto

Normalmente los más utilizados son los numéricos combinados con el decimal.

2.5. Finalidades de la Codificación

1- Facilitar el archivo de las fichas u hojas que representen las cuentas.

2-Facilitar la intercalación de las cuentas que se vayan abriendo.

3-Permitir mediante la lectura del código, que se pueda reconocer el carácter de la cuenta.

4-Facilitar el procesamiento de los datos contenidos en los comprobantes.

5-Cuando se aplican sistemas de procesamiento electrónico de datos, la codificación es imprescindible, puesto que el equipo computador procesa los datos previo agrupamiento de los mismos de acuerdo con sus códigos.